懒得打字？美团大象这些使用技巧能省你不少时间
下载与安装避开套路
说实话,我第一次找美团大象的时候差点被假网站坑了。很多搜索出来的结果点进去,下载按钮一堆,还让你装什么高速下载器,结果装了一堆乱七八糟的东西。真正的美团大象下载站其实没那么花哨,页面干净,直接点本页下载按钮就能拿到安装包,不需要填手机号也不用扫码关注,这算是为数不多让人省心的下载站了。
安装过程有个小细节,我吃过大亏。第一次装的时候全程点下一步,结果它默认装在C盘,还顺带把桌面和任务栏都塞满了快捷方式。后来重装了一次,装之前先点自定义安装,把路径改成D盘或者E盘,这样即使系统重装,聊天记录还在。别忘了去掉那个开机自启的勾,除非你每天上班都离不开它,否则开机蹦出来挺烦人的。
还有一点,安装前最好先把旧版本卸干净。我试过直接覆盖安装,结果同步记录出过问题,客户发的消息列表半天刷不出来,后来卸载重装才解决。删的时候用系统自带卸载就行,别用什么第三方清理工具,容易把本地缓存也干掉了,那些缓存其实留着下次恢复聊天记录有用。
消息极速发送省时技巧
用美团大象最烦的就是打字慢,尤其老板突然甩过来一堆问题,手忙脚乱的。我发现它自带的快捷键比你想的实用多了。比如 Ctrl+Enter 是发送消息,这个大多数人知道,但 Shift+Enter 换行很多人却不知道,结果经常打个长消息还没写完就发出去了,尴尬得很。
更省时间的是它那个快捷回复功能,我琢磨了半天才搞明白设置路径。点左下角设置,找到快捷回复选项,里面可以提前存好常用的回复模板。我把“收到,马上处理”、“好的,我跟进一下”、“文件已发,请查收”这类高频句子都存进去,每个设一个字母快捷键,比如按A键出来就是“收到”。这样回消息基本不用打字,手指一按就搞定,特别适合同时跟好几个客户聊天的时候用。
有一次我忙得焦头烂额,要同时回复三个人的问题,全靠这些快捷短语撑场面,同事还夸我回复速度快。其实哪是打字快,不过是偷偷用了快捷键。但这个功能有个坑,你设多了容易记混,我建议只存五六个常用的,别贪多,不然还得分神想哪个字母对应哪句话,反而慢了。
群消息免打扰与精准@
你可能跟我一样,加了不少工作群,动不动几百条未读,每条都看根本看不完,不看完又怕错过重要消息。美团大象有个特别实用的功能,就是群消息免打扰,但不是一刀切的屏蔽,而是只接收@你的消息。具体操作是进群设置,打开消息免打扰,然后勾选“只接收@我的消息”就行。这样普通闲聊刷屏就眼不见为净,但有人叫你名字,消息会正常弹出,不会耽误正事。
我有个经验,如果你是群管理员或者这个群特别重要,别开完全免打扰,万一有人在群里问紧急问题没@到你,你就错过了。折中的办法是把群置顶,然后开消息免打扰但不勾选“只接收@”,这样有新消息时群前面会有红点提示,但你手机不会嗡嗡响。每天固定抽几个时间点刷一下这些群,效率比实时跟进高得多。
还有一个容易被忽略的小功能,就是在群里@人时可以打名字的拼音首字母来找人,比如想@张伟,直接打zw,列表就出来了,不用上下翻。人多的大群里找人用这个方法,几秒钟就能找到,比在几百人里手动划拉快多了。我试过,名字是两个字或者三个字的都支持,只是姓氏要排在前面。
文件管理与云端同步
做项目经常要传文件,美团大象的文件传输其实比微信好不少。微信传文件超过100M就提示过大,还得压缩,麻烦得很。美团大象传几G的压缩包或者设计稿都没问题,而且传完以后文件会保存一个月,不用急着下载到本地。我经常忘了把文件存到电脑,回到家打开手机版照样能下载,这个云端同步功能帮了大忙。
但有一个地方容易踩坑,就是默认的保存路径容易乱。你传的文件多了,默认都堆在聊天文件夹里,想找某个文件还得聊天记录里翻。我的办法是每次发文件之前,先把文件分类放到对应项目的文件夹里,比如“A项目-合同”、“B项目-设计稿”,然后在聊天界面发送的时候直接选文件夹里的文件。这样对方收到的文件也直接从项目文件夹里拿,显得专业,自己备份也好找。不然到了月底对账,翻聊天记录找合同图片,能把你找吐。
另一个实用技巧是利用它自带的压缩工具,发图片前不用专门去外面找压缩软件。你选择多张图片发送时,它会弹出一个压缩选项,有原图、高清、普通三档。如果你是给客户发设计样图,选原图或不低于高清,但如果是内部讨论用,选普通就够了,传输速度快一倍。我一般在讨论工作进度时都选普通,只有最后交付成果才发原图,省了不少时间。
日程与提醒的隐藏用法
最开始我以为美团大象就是个聊天软件,后来发现它有个日程功能,藏得比较深但意外好用。点开主界面左侧的日历图标,你可以创建日程,设好时间和重复周期,比如每天早上九点半通知你开晨会,或者每周五下午提醒你给客户发周报。它会以应用内通知和手机推送双重提醒,基本不会漏。
我有一次用它来追一个长期项目的节点,把每个阶段该提交的成果都设成日程提醒,还用颜色区分优先级,红色是 deadline 当天、黄色是提前两天提醒。这比在手机备忘录里写一堆好用,因为它开会时直接能点开看到,还能分享给同事,别人也能看到你设的公开日程,不至于临时冲突。不过注意别设成私密,不然别人看不到,我自己就吃过这个亏,设了个私密会议提醒,结果同事约了同一个时间开会,两边撞车。
日程还有个联动功能,开会时可以在聊天里直接点“快速发起会议”,它会自动把会议链接和日程绑定,参会的人收到日程通知就能点进去,不用再手动发会议号。我试过几次,效果不错,特别是团队里有人手机经常静音,靠日程提醒比靠微信拍一拍靠谱多了。
多设备登录与客户端设置
我同时用电脑和手机登录美团大象,这功能看着挺基础,但很多人没用对。最关键的设置是在电脑端勾选“手机与电脑同时在线”,不然你手机一解锁电脑端就掉了,很烦。勾选好以后,两边消息实时同步,电脑端回了消息,手机端就不再重复提醒,逻辑挺清晰的。
有个小问题我遇到过,就是电脑端挂了代理或者公司用了内网,消息有时发送失败但显示成功,对方收不到。后来我总结出一个判断方法:发送时看消息框左边有没有一个灰色小圆圈一直在转,如果是转很久还没变成绿色对勾,基本就是没发出去。这个时候别一直点发送,容易发重,最好断开网络重连或者重启客户端。用公司的网络,我一般先打开网页测一下外网是不是通,再发重要消息。
手机端有个设置你得留意,就是通知栏预览。如果你经常在公共场合看消息,建议在手机设置里把预览关掉,只显示“新消息”但不显示内容,这样别人凑过来看不到具体内容。我在地铁上被同事的消息里吐槽老板的话吓得够呛,幸好当时预览没开,不然旁边站着的那位一低头全看到了。你不想社死就把这个关了,花钱都买不来的教训。